MyArkevia is een digitale kluis die door veel bedrijven wordt gebruikt om elektronische loonstroken aan hun werknemers te verstrekken. De activatie van het account is afhankelijk van een uitnodiging die door de werkgever wordt verzonden, wat regelmatig leidt tot blokkades bij de eerste aanmelding. Het begrijpen van het inschrijvingsmechanisme en de rechten die aan deze ruimte zijn verbonden, voorkomt verschillende veelvoorkomende valkuilen.
Recht van verzet van de werknemer en elektronische loonstrook
Zelfs voordat er een account wordt aangemaakt, rijst er zelden een vraag in de concurrentiegidsen: is de werknemer verplicht om de gedigitaliseerde loonstrook te accepteren? Het antwoord is nee. De werkgever kan de elektronische distributie opzetten zonder voorafgaande toestemming te vragen, maar hij moet elke werknemer informeren en zijn recht van verzet, dat te allen tijde kan worden uitgeoefend, respecteren.
Dit recht betekent dat een terugkeer naar het papieren formaat mogelijk blijft. Weigeren om MyArkevia te gebruiken is geen fout. De procedure om zich aan te melden en toegang te krijgen tot MyArkevia betreft dus de werknemers die expliciet of impliciet instemmen met de digitalisering van hun loonstroken.
De werkgever is daarentegen niet verplicht om beide formaten gelijktijdig aan te bieden zodra het systeem is opgezet. Als u wilt terugkeren naar papier, moet u de HR-dienst schriftelijk op de hoogte stellen. De termijn voor verwerking varieert per bedrijf.
Activatie van het MyArkevia-account: wat blokkeert concreet
De inschrijving op MyArkevia is niet vrij. De werknemer kan geen account op eigen initiatief aanmaken. Het is de werkgever die de opening van de persoonlijke ruimte in gang zet door het professionele of persoonlijke e-mailadres van de werknemer op het platform in te voeren.
Een activatiemail wordt dan verzonden. Verschillende situaties kunnen op deze stap een mislukking veroorzaken:
- De uitnodigingsmail belandt in de ongewenste e-mail (spam), met name op populaire e-maildiensten zoals Gmail of Outlook. Het controleren van deze map is de eerste reflex die men moet hebben.
- Het door de HR-dienst ingevoerde adres bevat een invoerfout. In dat geval corrigeert geen automatische herinnering het probleem: men moet de salarisadministratie contacteren om om een nieuwe verzending te vragen.
- De activatielink is verlopen. Tijdelijke links hebben een beperkte geldigheidsduur, en proberen zich na deze termijn aan te melden, resulteert in een foutmelding.
Wanneer de link functioneel is, volgt de creatie van het wachtwoord de gebruikelijke normen: minimale lengte, speciale tekens, bevestiging. Het account wordt onmiddellijk actief na deze stap.
Bewaring van documenten en beperkingen van de digitale kluis
MyArkevia wordt gepresenteerd als een archiefruimte voor lange termijn voor loonstroken. Concurrenten melden een bewaring van documenten gedurende vijftig jaar. Dit cijfer komt overeen met het wettelijke kader dat van toepassing is op de elektronische loonstrook, die gedurende een langere periode toegankelijk moet blijven voor de werknemer.
Men moet deze duur niet verwarren met de verplichting van de werkgever, die een kopie van de loonstrook gedurende slechts vijf jaar bewaart. Na deze termijn geldt alleen de kluis van de werknemer. Het verliezen van toegang tot zijn MyArkevia-account kan dus concrete gevolgen hebben voor de mogelijkheid om een bewijs van inkomen te produceren.
Verwijdering van account en recht op verwijdering
Het verwijderen van een MyArkevia-account betekent niet dat alle documenten onmiddellijk verdwijnen. De wettelijke bewaarplichten kunnen de uitoefening van het recht op verwijdering zoals voorzien door de AVG beperken. De werknemer behoudt echter zijn rechten op toegang en rectificatie van zijn persoonlijke gegevens.
Voor elke verwijdering is het downloaden van alle gearchiveerde loonstroken de minimale voorzorgsmaatregel. Geen enkel herstelmechanisme is gegarandeerd zodra het account is gesloten.
Betrouwbaarheidscriteria van een digitale kluis voor werknemers
MyArkevia is niet de enige digitale kluis op de markt. Om de kwaliteit van de service die door de werkgever wordt aangeboden te evalueren, verdienen verschillende technische criteria aandacht:
- Integriteit van het document: het ingediende bestand mag na archivering niet meer worden gewijzigd, noch door de werkgever, noch door de dienstverlener.
- Vertrouwelijkheid: alleen de houder van het account heeft toegang tot de documenten, behalve bij vrijwillige deling met een geïdentificeerde derde.
- Traceerbaarheid: elke handeling (indiening, raadpleging, downloaden) is tijdgestempeld en vastgelegd in een toegangslogboek.
- Omkeerbaarheid: in geval van stopzetting van de dienst of verandering van dienstverlener, moet de werknemer in staat zijn om al zijn bestanden in een bruikbaar formaat te recupereren.
Deze criteria onderscheiden een echte digitale kluis van een eenvoudige online opslagruimte. Een dienst die de omkeerbaarheid van gegevens niet garandeert, stelt de werknemer bloot aan het risico van verlies van archieven in geval van stopzetting van de activiteiten van de dienstverlener.
MyArkevia na vertrek uit het bedrijf
Het MyArkevia-account blijft toegankelijk, zelfs nadat men de werkgever heeft verlaten die het heeft opgezet. De documenten die al zijn gearchiveerd, worden niet verwijderd bij het beëindigen van het arbeidscontract. Daarentegen zal er geen nieuwe loonstrook door de voormalige werkgever worden ingediend zodra de contractuele relatie is beëindigd.
De nieuwe werkgever kan een andere dienstverlener gebruiken voor de digitalisering van de loonstroken. De werknemer komt dan te zitten met verschillende digitale kluizen, elk gekoppeld aan een periode van tewerkstelling. Het centraliseren van zijn loonstroken in één enkele ruimte vereist dat ze handmatig worden gedownload vanaf elk platform.
Het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, verdient bijzondere aandacht. Als de initiële inschrijving met een professioneel adres is gedaan, wordt de toegang problematisch na de deactivatie van deze e-mail. Het wijzigen van het contactadres zolang het account actief is, voorkomt deze blokkade.
