MyArkevia ist ein digitales Tresor, der von vielen Unternehmen genutzt wird, um elektronische Gehaltsabrechnungen an ihre Mitarbeiter zu verteilen. Die Aktivierung des Kontos basiert auf einer Einladung, die vom Arbeitgeber übermittelt wird, was regelmäßig zu Blockaden bei der ersten Anmeldung führt. Das Verständnis des Anmeldeverfahrens und der damit verbundenen Rechte in diesem Bereich vermeidet mehrere häufige Fallstricke.
Widerspruchsrecht des Arbeitnehmers und elektronische Gehaltsabrechnung
Bereits vor der Erstellung eines Kontos stellt sich in den Konkurrenzleitfäden selten die Frage: Ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die digitalisierte Gehaltsabrechnung zu akzeptieren? Die Antwort ist nein. Der Arbeitgeber kann die elektronische Verteilung einrichten, ohne eine vorherige Zustimmung einzuholen, muss jedoch jeden Arbeitnehmer informieren und sein Widerspruchsrecht, das jederzeit ausgeübt werden kann, respektieren.
Dieses Recht bedeutet, dass eine Rückkehr zum Papierformat möglich bleibt. Die Ablehnung der Nutzung von MyArkevia stellt keinen Fehler dar. Das Verfahren zur Anmeldung und zum Zugriff auf MyArkevia betrifft daher die Arbeitnehmer, die die Digitalisierung ihrer Gehaltsabrechnungen ausdrücklich oder durch Stillschweigen akzeptieren.
Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, beide Formate gleichzeitig anzubieten, sobald das System eingerichtet ist. Wenn Sie zum Papier zurückkehren möchten, müssen Sie den HR-Service schriftlich benachrichtigen. Die Frist für die Berücksichtigung variiert je nach Unternehmen.
Aktivierung des MyArkevia-Kontos: Was konkret blockiert
Die Anmeldung bei MyArkevia ist nicht frei. Der Arbeitnehmer kann kein Konto aus eigener Initiative erstellen. Es ist der Arbeitgeber, der die Eröffnung des persönlichen Bereichs auslöst, indem er die berufliche oder persönliche E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers in die Plattform eingibt.
Eine Aktivierungs-E-Mail wird dann gesendet. Mehrere Situationen können zu einem Fehlschlag in diesem Schritt führen:
- Die Einladungsemail landet im Spam-Ordner, insbesondere bei gängigen E-Mail-Diensten wie Gmail oder Outlook. Die Überprüfung dieses Ordners ist der erste Reflex, den man haben sollte.
- Die vom HR-Service angegebene Adresse enthält einen Eingabefehler. In diesem Fall korrigiert keine automatische Erinnerung das Problem: Es muss der Lohnbuchhaltungsdienst kontaktiert werden, um eine erneute Zusendung zu beantragen.
- Der Aktivierungslink ist abgelaufen. Temporäre Links haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer, und der Versuch, sich nach Ablauf dieser Frist anzumelden, führt zu einem Fehler.
Sobald der Link funktioniert, folgt die Erstellung des Passworts den üblichen Standards: Mindestlänge, Sonderzeichen, Bestätigung. Das Konto wird sofort nach diesem Schritt aktiv.
Aufbewahrung von Dokumenten und Grenzen des digitalen Tresors
MyArkevia wird als langfristiger Archivierungsraum für Gehaltsabrechnungen präsentiert. Die Wettbewerber kündigen eine Aufbewahrung von Dokumenten für fünfzig Jahre an. Diese Zahl entspricht dem geltenden rechtlichen Rahmen für die elektronische Gehaltsabrechnung, die dem Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum zugänglich bleiben muss.
Diese Dauer darf nicht mit der Verpflichtung des Arbeitgebers verwechselt werden, der eine Kopie der Gehaltsabrechnung nur fünf Jahre lang aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist hat nur der Tresor des Arbeitnehmers Gültigkeit. Der Verlust des Zugangs zu seinem MyArkevia-Konto kann daher konkrete Konsequenzen für die Fähigkeit haben, einen Einkommensnachweis zu erbringen.
Konto löschen und Recht auf Löschung
Ein MyArkevia-Konto zu löschen bedeutet nicht, dass alle Dokumente sofort verschwinden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können die Ausübung des Rechts auf Löschung, das durch die DSGVO vorgesehen ist, einschränken. Der Arbeitnehmer behält jedoch seine Zugriffs- und Berichtigungsrechte auf seine personenbezogenen Daten.
Vor einer Löschung sollte das Herunterladen aller archivierten Gehaltsabrechnungen die minimale Vorsichtsmaßnahme sein. Kein Wiederherstellungsmechanismus ist garantiert, sobald das Konto geschlossen ist.
Kriterien für die Zuverlässigkeit eines digitalen Tresors für Arbeitnehmer
MyArkevia ist nicht der einzige digitale Tresor auf dem Markt. Um die Qualität des von seinem Arbeitgeber angebotenen Dienstes zu bewerten, sollten mehrere technische Kriterien überprüft werden:
- Integrität des Dokuments: Die abgelegte Datei darf nach ihrer Archivierung weder vom Arbeitgeber noch vom Dienstleister verändert werden.
- Vertraulichkeit: Nur der Kontoinhaber hat Zugang zu den Dokumenten, es sei denn, es erfolgt eine freiwillige Freigabe an einen identifizierten Dritten.
- Nachverfolgbarkeit: Jede Operation (Ablage, Einsichtnahme, Download) wird zeitgestempelt und in einem Zugangsprotokoll festgehalten.
- Reversibilität: Im Falle der Einstellung des Dienstes oder eines Anbieterwechsels muss der Arbeitnehmer in der Lage sein, alle seine Dateien in einem nutzbaren Format zurückzuerhalten.
Diese Kriterien unterscheiden einen echten digitalen Tresor von einem einfachen Online-Speicherplatz. Ein Dienst, der die Reversibilität der Daten nicht garantiert, setzt den Arbeitnehmer dem Risiko eines Verlusts von Archiven im Falle der Einstellung der Tätigkeit des Dienstleisters aus.
MyArkevia nach dem Verlassen des Unternehmens
Das MyArkevia-Konto bleibt auch nach dem Verlassen des Arbeitgebers, der es eingerichtet hat, zugänglich. Die bereits archivierten Dokumente werden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht gelöscht. Allerdings wird kein neues Gehaltsblatt vom ehemaligen Arbeitgeber hinterlegt, sobald das Vertragsverhältnis beendet ist.
Der neue Arbeitgeber kann einen anderen Dienstleister für die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen nutzen. Der Arbeitnehmer hat dann mehrere separate digitale Tresore, die jeweils mit einem Beschäftigungszeitraum verbunden sind. Die Zentralisierung seiner Gehaltsabrechnungen in einem einzigen Raum erfordert, dass sie manuell von jeder Plattform heruntergeladen werden.
Die mit dem Konto verbundene E-Mail-Adresse verdient besondere Aufmerksamkeit. Wenn die ursprüngliche Anmeldung mit einer beruflichen Adresse erfolgt ist, wird der Zugang problematisch, nachdem diese E-Mail deaktiviert wurde. Die Änderung der Kontaktadresse, solange das Konto aktiv ist, vermeidet diese Blockade.
